Neapmaksāts rēķins maksā vairāk nekā parāda summa
Kad klients neapmaksā rēķinu, pirmais, ko uzņēmums pamana, ir parāda summa. Tā gan ir tikai virspuse — pārējais paliek nepamanīts, kamēr situācija turpina izmaksāt naudu klusi, dienu pēc dienas.
Prece jau piegādāta, pakalpojums jau sniegts. Darbiniekiem samaksāts, materiāli iegādāti, transporta un nodokļu izmaksas segtas. Klients savu daļu no darījuma jau saņēmis — nauda vēl nav pienākusi. Praktiski uzņēmums šobrīd finansē klientu no savas kabatas. Un ja šādu kavētu maksājumu sakrājas vairāki, apgrozījums grāmatvedības atskaitēs var izskatīties pat labs, kamēr kontā trūkst naudas, lai segtu ikdienas rēķinus vai finansētu nākamo darījumu.
Tad sākas otrā, mazāk redzamā daļa — laiks, ko parāds paņem no komandas. Atgādinājumu e-pasti, zvani, jauni solījumi. Grāmatvedība seko līdzi maksājuma statusam, pārdevējs zvana klientam, vadītājs domā, vai vispār turpināt sadarbību. Dažreiz pievienojas jurists vai ārējais parādu piedziņas speciālists. Bieži pie viena un tā paša parāda strādā vairāki cilvēki reizē, taču reti kāds saskaita, cik stundu un cik naudas šis process patiesībā prasa — stundas, kuras citādi varētu tikt veltītas jauniem klientiem vai jauniem darījumiem.
Un pats darījums šai laikā kļūst arvien mazāk izdevīgs. To grauž patērētais darbinieku laiks, finansējuma izmaksas, papildu dokumentācija, ārējo speciālistu iesaiste, piekāpšanās un atlaides, lai izdabūtu vismaz daļu naudas, un — sliktākajā gadījumā — zaudējumi, ja summu atgūt neizdodas vispār. Jo mazāka bija sākotnējā peļņas marža, jo ātrāk šīs izmaksas to apēd pilnībā.
Bieži vien visdārgākais lēmums, ko uzņēmums pieņem, ir turpināt piegādāt. Negribot sabojāt attiecības ar klientu, tiek nosūtīta nākamā prece vai sniegts nākamais pakalpojums, kaut iepriekšējais rēķins joprojām nav apmaksāts. Tas vairs nav gaidīšana — tas ir apzināts lēmums uzņemties lielāku risku, balstoties uz klienta solījumu "samaksāsim drīzumā", kas pats par sevi nav pietiekams pamats jaunai piegādei ar pēcapmaksu. Pirms sadarbību turpināt, ir vērts paskatīties uz klienta reālo maksājumu vēsturi, kopējo nesamaksāto summu, iepriekš neizpildītos solījumus un uzņēmuma paša noteikto kredītlimitu — jo katra šāda reize faktiski ir jauns kredītriska lēmums, ne turpinājums vecajam.
Parāds mēdz radīt spriedzi arī uzņēmuma iekšienē. Kurš apstiprināja klientam doto atlikto maksājumu? Kāpēc sadarbība turpinājās pēc pirmā kavējuma? Kurš pieņēma nākamo solījumu? Ja atbildība nav skaidri sadalīta, situācija ātri pārtop savstarpējā vainošanā — pārdošana grib noturēt klientu, grāmatvedība grib naudu, vadība atliek lēmumu, un risks šajā laikā turpina augt.
Lai saprastu parāda patieso cenu, jāskatās tālāk par pašu rēķina summu. Neapmaksātā summa ir iesaldēti līdzekļi un risks tos nekad neatgūt; tai klāt nāk administrēšanas, finansēšanas un piedziņas izmaksas. Kopā tas veido parāda patieso slogu — neapmaksātā summa plus darbinieku laiks, finansējuma izmaksas, ārējās piedziņas izmaksas, piekāpšanās un norakstījumi, papildu risks no turpinātas sadarbības un tās iespējas, kuras uzņēmums šajā laikā palaidis garām. Tā nav precīza grāmatvedības formula, drīzāk vadības instruments, kas palīdz saprast, vai gaidīšana vēl ir jēgpilna.
Praktiski to var pārbaudīt, uzdodot sev dažus jautājumus: cik liels šobrīd ir kopējais kavēto maksājumu apjoms, cik stundu mēnesī tam tiek tērēts, cik klientiem piegādes turpinās, kaut rēķini nav segti, cik klientu nav pildījuši dotos solījumus, un cik parādu lietām vispār nav noteikts atbildīgais un nākamais solis. Ja atbildes nenāk ātri, tas parasti nozīmē, ka parādu patiesās izmaksas paliek ārpus redzesloka.
Protams, ne katru parādu var novērst — arī labi pārvaldītā procesā klients var nonākt grūtībās. Taču uzņēmums var kontrolēt, cik lielu risku tas uzņemas, cik ātri problēmu pamana, vai ļauj tai augt, kurš par to atbild un ar kādiem nosacījumiem sadarbība vispār turpinās. Parādu piedziņa ir nepieciešama, bet tā nedrīkst būt vienīgais veids, kā uzņēmums pārvalda klientu risku — jo darījums patiesībā ir pabeigts tikai tad, kad nauda ir kontā, nevis tad, kad izrakstīts rēķins.
Piesakieties 30 minūšu sarunai.
Sarunas laikā pārrunāsim jūsu uzņēmuma situāciju, galvenos izaicinājumus un noskaidrosim, vai un kā Darījuma formula var palīdzēt sakārtot klientu riska un maksājumu kontroles procesu.