Maksājumu problēmas sākas pirms rēķina termiņa
Vairums uzņēmumu par maksājumu sāk domāt tikai tad, kad nauda noteiktajā datumā nav ienākusi kontā. Taču pati kavējuma sakne parasti veidojas krietni agrāk — nesaskaņoti maksājuma nosacījumi, trūkstošs pieņemšanas dokuments, rēķins nosūtīts nepareizajam cilvēkam, neatrisināta klienta pretenzija vai vienkārši neviens nav pārbaudījis, vai rēķins vispār ir apstiprināts un nonācis maksājumu procesā. Kavējums šādos gadījumos nav pēkšņs pārsteigums — tas ir sekas problēmai, kas jau kādu laiku pastāvēja nepamanīta.
Maksājumu kontrolei jāsākas nevis nākamajā dienā pēc termiņa, bet vēl pirms tā.
Par maksājuma nosacījumiem jāvienojas jau pirms darījuma sākuma — ar ierakstu līgumā vai rēķinā vien nepietiek. Ir vērts iepriekš noskaidrot, kurš klienta pusē saņem un apstiprina rēķinu, kādi dokumenti būs vajadzīgi, vai klientam ir noteiktas fiksētas maksājumu dienas, pie kā vērsties, ja rodas jautājumi vai pretenzijas, un vai abas puses maksājuma datumu saprot vienādi. Tā nav neuzticēšanās klientam, drīzāk normāla darījuma nosacījumu sakārtošana — ja process nav skaidrs jau sākumā, problēmas parasti atklājas tikai tad, kad rēķina termiņš jau pienācis.
Pati piegāde vai pakalpojuma sniegšana vēl nenozīmē, ka darījums ir pabeigts. Vajag pārliecināties, ka izpilde ir pieņemta, nepieciešamie dokumenti sagatavoti, klientam nav palikušu neatrisinātu pretenziju, rēķins sastādīts pareizi un tas patiešām nonācis pie atbildīgās personas. Ja kaut viens no šiem posmiem palicis nepabeigts, risks joprojām pastāv — darījuma ķēde nebeidzas ar rēķina izrakstīšanu, tā turpinās: pasūtījums, izpilde, pieņemšana, rēķins, apstiprināšana un tikai tad maksājums.
Nosūtīts rēķins vēl nenozīmē kontrolētu procesu. Tas var nebūt saņemts, var būt nosūtīts nepareizai personai, noraidīts tehniskas kļūdas dēļ vai vienkārši aizturēts kāda neatrisināta jautājuma dēļ. Ja par to uzzina tikai pēc termiņa, laiks jau zaudēts. Tāpēc pirms nozīmīga maksājuma termiņa der pārliecināties, ka rēķins ir saņemts un apstiprināts, ka netrūkst dokumentu, ka nav palikuši neatrisināti jautājumi un ka maksājums ir iekļauts klienta iekšējā maksājumu procesā. Cik agri to pārbaudīt, ir atkarīgs no darījuma summas un klienta riska — būtiski ir izdarīt to pirms termiņa, kamēr šķēršļus vēl var novērst.
Ne katrs rēķins prasa vienādu kontroles līmeni. Rūpīgāka pārbaude ir vietā, ja summa uzņēmumam ir nozīmīga, klients agrāk jau kavējis maksājumus, sadarbība ir jauna, dokumentu aprite sarežģīta, pastāv neatrisināta pretenzija, maksājumu apstiprina vairākas personas vai klienta uzvedībā manāmas riska pazīmes. Savukārt stabiliem klientiem ar labu maksājumu vēsturi kontrole var būt vienkāršāka vai pat lielā mērā automatizēta — svarīgi, lai tā atbilstu konkrētā klienta un darījuma riskam, nevis būtu vienāda visiem pēc noklusējuma.
Der ik pa laikam sev pajautāt, vai uzņēmumā zināms, kurš klienta pusē apstiprina rēķinu, vai pēc darījuma izpildes tiek pārbaudīti nepieciešamie dokumenti, vai neatrisinātas pretenzijas ir redzamas tam, kas atbild par maksājumu, vai nozīmīgiem rēķiniem ir noteikts kontroles brīdis pirms termiņa, un vai atklātai problēmai vienmēr tiek noteikts atbildīgais, darbība un termiņš. Ja skaidru atbilžu nav, visticamāk, maksājumu kontrole uzņēmumā sākas pārāk vēlu.
Ne katru kavējumu var novērst — bet paša procesa kontrole ir uzņēmuma rokās. Tas nozīmē skaidri vienoties par nosacījumiem, dokumentēt darījuma izpildi, savlaicīgi atrisināt pretenzijas, sekot rēķina apritei, pamanīt riskus vēl pirms termiņa un zināt, kurš par ko atbild. Kontrole nav atgādinājums pēc termiņa — tā ir savlaicīga rūpe, lai iemesls, kāpēc naudas kontā varētu nebūt, vienkārši nerastos. Darījums ir pabeigts tikai tad, kad nauda ir kontā.
Kad jūsu uzņēmums sāk kontrolēt maksājumu — pēc kavējuma vai vēl pirms tā?
Piesakieties 30 minūšu iepazīšanās sarunai. Pārrunāsim jūsu uzņēmuma situāciju, lai saprastu, vai un kā varu palīdzēt sakārtot klientu riska un maksājumu kontroles procesu.