7 pazīmes, ka darījumu process netiek līdzi uzņēmuma izaugsmei
Izaugsme parasti nozīmē vairāk klientu, pasūtījumu, rēķinu un cilvēku, kas iesaistīti procesā. Process, kas labi darbojās ar dažiem klientiem, var sākt buksēt tieši tad, kad darījumu apjoms sāk augt — un tas ne vienmēr uzreiz parādās finanšu rezultātos. Sākumā vienkārši pieaug izņēmumu skaits, informācija sāk izklīst pa dažādiem cilvēkiem, un vadītāji arvien biežāk iesaistās situācijās, kurām vajadzēja atrisināties bez viņiem.
Zemāk ir septiņas pazīmes, pēc kurām var pārbaudīt, vai uzņēmuma darījumu process vēl spēj izturēt izaugsmi.
1. Līdzīgās situācijās tiek pieņemti atšķirīgi lēmumi
Vienam klientam maksājuma termiņš tiek pagarināts, citam — ne. Vienā gadījumā jauna piegāde tiek apturēta, citā sadarbība turpinās, lai gan iepriekšējais rēķins vēl nav apmaksāts. Tas pats par sevi nav problēma, ja atšķirību pamato atšķirīgs klienta risks. Problēma sākas tad, kad lēmumu faktiski nosaka nevis iepriekš zināmi kritēriji, bet konkrētā darbinieka pieredze, personīga pārliecība vai vienkārši spēja panākt izņēmumu.
2. Atbildība sāk ceļot pa uzņēmumu
Pārdošana uzskata, ka pēc rēķina izrakstīšanas par klientu tagad atbild grāmatvedība. Grāmatvedība gaida, kad ar klientu sazināsies pārdevējs. Pārdevējs savukārt gaida vadītāja lēmumu. Jo vairāk cilvēku iesaistīti darījumā, jo lielāks risks, ka visi kaut ko dara, bet neviens galu galā neatbild par rezultātu. Katrā darījuma posmā jābūt skaidram, kurš veic darbību, kurš pieņem lēmumu un kurš atbild par rezultātu — līdz kuram datumam tas jāizdara, kur rezultāts tiek fiksēts un kas notiek, ja tas netiek sasniegts.
3. Izņēmumi kļūst par ikdienas darba kārtību
Atsevišķs izņēmums vēl nav problēma. Taču, ja maksājuma termiņi, kredītlimiti, dokumenti vai piegādes nosacījumi regulāri tiek mainīti ārpus noteiktās kārtības, uzņēmums vairs nevada procesu — tas vienkārši reaģē uz katru situāciju atsevišķi. Izņēmumam jābūt pamatotam, apstiprinātam un fiksētam; citādi tas pamazām pārtop jaunā, nerakstītā kārtībā, ko vairs neviens apzināti nav pieņēmis.
4. Nav pieejama pilna klienta aina
Pārdevējs zina par klienta solījumu. Grāmatvedība redz kavētos rēķinus. Projektu vadītājs zina par pretenziju. Vadītājs atceras iepriekšēju vienošanos. Katram ir sava daļa informācijas, bet neviens neredz kopainu. Šādā situācijā lēmums var izrādīties nepareizs nevis tāpēc, ka trūkst zināšanu, bet tāpēc, ka informācija vienkārši nav pieejama tur, kur to vajag.
5. Vadītāji arvien biežāk dzēš ugunsgrēkus
Vadītājs iesaistās, kad klientam steidzami jāmaina nosacījumi, jāatļauj nākamā piegāde vai jāizlemj, ko darīt ar ilgstoši kavētu maksājumu. Ja šādi jautājumi pie vadītāja nonāk regulāri un vienmēr tikai tad, kad situācija jau kritiska, tas nozīmē, ka process nestrādā preventīvi. Vadītājam būtu jāpieņem tikai patiešām būtiski riska lēmumi un jāapstiprina pamatoti izņēmumi — nevis pastāvīgi jāaizstāj ikdienas process ar savu klātbūtni.
6. Kļūdas tiek atklātas pārāk vēlu
Trūkstošu dokumentu pamana strīda laikā. Neatrisinātu klienta pretenziju — jau pēc samaksas termiņa. Pārsniegtu kredītlimitu — kad parāds jau kļuvis būtisks. Jo vēlāk kļūda tiek pamanīta, jo mazāk uzņēmumam paliek drošu rīcības iespēju. Sakārtotā procesā kļūdas atklājas kontroles punktos ceļā, nevis tikai pēc tam, kad zaudējums jau radies.
7. Vadība nevar ātri redzēt kopējo darījumu risku
Cik klientu šobrīd pārsnieguši kredītlimitu? Cik maksājumu solījumu nav izpildīti? Cik darījumu turpinās, lai gan iepriekšējās saistības vēl nav nokārtotas? Cik situācijām vispār nav noteikta nākamā darbība? Ja atbilžu iegūšanai jāpārmeklē vairākas tabulas, jāraksta e-pasti un jārunā ar vairākiem darbiniekiem, tas nozīmē, ka uzņēmumam nav viena vietā pieejama darījumu riska pārskata.
Ar ko sākt?
Nav jāsāk ar jaunas programmatūras iegādi. Vispirms der noskaidrot pašu darījuma procesa loģiku — ar ko uzņēmums sadarbojas, uz kādiem nosacījumiem tas uzņemas risku, kas tiek kontrolēts katrā darījuma posmā un kurš rīkojas, ja rezultāts nav sasniegts. Tikai pēc tam ir jēga izvēlēties rīkus, kas šo procesu atbalsta.
Darījuma formulas secība ir vienkārša: izvērtē, vienojies, nodrošini, uzraugi, rīkojies, attīsti.
Ja no šīm septiņām pazīmēm atpazini vismaz trīs, atsevišķu kļūdu labošana, visticamāk, vairs nebūs pietiekama — jāpārskata, kā uzņēmumā vispār tiek pieņemti lēmumi, nodota informācija un sadalīta atbildība.
Piesakies 30 minūšu iepazīšanās sarunai. Pārrunāsim uzņēmuma situāciju un galvenos izaicinājumus, lai saprastu, vai un kā varu palīdzēt sakārtot darījumu procesu.